Administración de proveedores globales: 3 principios para el éxito

Abastecerse de mercancías procedentes de otros países implica riesgos evidentes. Una adecuada administración de los proveedores internacionales es una inversión en el futuro de su empresa.

En el mundo interconectado de hoy en día, no hay margen para el error. Una pequeña equivocación o un error de juicio pueden convertirse en una crisis en toda la extensión de la palabra cuando los clientes y otras partes interesadas acuden a las redes sociales. Y si la metida de pata es lo bastante grave, puede ser el fin de su empresa, aunque usted no sea el responsable directo. Sin embargo, si administra bien a sus proveedores, a menudo los problemas pueden evitarse, o al menos mitigarse, antes de que causen daños.

Hoy en día, muchas empresas se abastecen de bienes o servicios de terceros en el extranjero, lo que conlleva riesgos evidentes. Esto incluye:

• Daños no intencionados a su empresa, como la entrega tardía o incompleta de mercancías o el uso de materiales o características de productos peligrosos

• Daños intencionados a su empresa, como el robo de diseños o materiales, falsificaciones, transbordos o sustitución de materiales o componentes

• Cuestiones de responsabilidad social corporativa (RSC), como prácticas laborales desleales, trabajo infantil o forzado, seguridad de los trabajadores, daños al medio ambiente, etc.

Los riesgos potenciales pueden reducirse e incluso eliminarse incorporando adecuadamente a los proveedores, estableciendo condiciones de contratación estándar, llevando a cabo autorizaciones y evaluaciones, ofreciendo capacitación, realizando un seguimiento del rendimiento de los proveedores con indicadores y emitiendo y gestionando planes de acción correctiva (PAC) cuando surgen problemas.

Dada la distancia física y los diferentes puntos de vista sobre los ideales socialmente aceptables, la administración de proveedores globales es una de las tareas más difíciles a las que pueden enfrentarse las empresas. Sin embargo, la administración de proveedores es esencial porque de ella depende su reputación y su éxito, o su fracaso. Pero sin las herramientas adecuadas, puede ser una tarea desalentadora.

La tecnología adecuada puede ayudar a reforzar el control y la responsabilidad de todos los proveedores, vendedores y terceros implicados en el diseño, la fabricación y la entrega de su producto para garantizar el cumplimiento, evitar costosos litigios, reducir los riesgos y costos derivados y ganar participación en el mercado construyendo y manteniendo una imagen pública positiva.

3 principios básicos de la administración de proveedores

Cuando se trata de administrar proveedores globales hoy en día, hay tres fundamentos para el éxito. Una administración adecuada de los mismos salvaguardará su negocio: 

Estos son: 

1.       Incorporación adecuada de proveedores

2.       Buenas prácticas de fabricación (BPF)

3.       Responsabilidad social corporativa (RSC)

1. Contratación adecuada de proveedores 

Cada proveedor debe ser controlado de cerca desde el principio de su relación; esto comienza con la incorporación del proveedor. Si se establecen las expectativas y los procedimientos antes de empezar a trabajar, se pueden evitar muchos problemas.

Ante todo, investigue y evalúe a los proveedores. Esto incluye informarles sobre las condiciones generales de contratación de su empresa. Una vez que el proveedor entienda lo que se espera de él, programe una evaluación in situ para examinar las instalaciones y evaluar las condiciones de trabajo, a fin de confirmar que cumple las Normas de contratación de proveedores. En este punto, también debe obtenerse toda la documentación y certificaciones necesarias. Estos datos, así como todos los demás detalles pertinentes del proveedor, como capacidades, maquinaria, etc., deben almacenarse juntos para crear un perfil completo del proveedor.

Durante el proceso de evaluación inicial, si surge un problema y el proveedor no cumple las condiciones de contratación estándar, debe emitirse inmediatamente un plan de acción correctiva (PAC). Una vez resuelto el problema o problemas, el proveedor puede recibir autorización para trabajar en las órdenes de producción. Del mismo modo, a lo largo de toda la relación, deben guardarse los informes para calcular un índice de puntuación basado en métricas de desempeño establecidas. Estos resultados pueden utilizarse en el futuro a la hora de evaluar y comparar proveedores.

Toda esta información debe almacenarse y manejarse en un archivo central que sirva de referencia rápida y de ayuda en la elaboración de perfiles de proveedores a la hora de tomar decisiones de contratación. Estos datos deben poder buscarse y estar estandarizados para todos los proveedores.

Invertir en la integración adecuada de sus proveedores a largo plazo es una inversión en su futuro, así como en la estabilidad y el futuro de su proveedor. Esto significa:

• Dedicar tiempo a establecer unas condiciones de contratación estándar

• Poner en marcha programas de formación sólidos para que todo el mundo esté en sintonía

• Invertir en tecnología para administrar adecuada y eficazmente el proceso general de incorporación.

2. Buenas prácticas de fabricación (BPF)

Las buenas prácticas de fabricación (BPF) suelen asociarse con el aseguramiento de la calidad, es decir, con garantizar que los productos se producen y se someten a un control constante de acuerdo con las normas de calidad adecuadas para el uso al que están destinados. Sin embargo, las auditorías de BPF también ayudan a garantizar la solidez a largo plazo de sus proveedores.

Al analizar a sus proveedores, asegúrese de que disponen de fondos suficientes, programas de formación estructurados, mecanismos de control de calidad, inversión continua en nuevas tecnologías y todos los demás aspectos intangibles que garantizan su permanencia en el mercado a largo plazo. Considere la posibilidad de evaluar las siguientes áreas clave:

• Compromiso de la dirección y mejora continua: ¿es estable el equipo directivo o hay un alto índice de rotación? ¿Está la dirección comprometida con su propia mejora continua y con la mejora de los empleados y las instalaciones?

• Control de riesgos: ¿de qué sistemas y procesos dispone el proveedor para evaluar los riesgos potenciales asociados a las distintas tareas, trabajos, etc.?

• Control de calidad: ¿dispone el proveedor de sistemas y procesos de control de calidad? ¿Cumplen estos sistemas sus normas?

• Instalaciones: ¿se utilizan correctamente las instalaciones? ¿Son las instalaciones y las condiciones de trabajo seguras y saludables para los trabajadores?

• Control de productos: ¿cumple el proveedor las mismas normas que usted con las materias primas y los productos terminados? ¿Cuál es el proceso para realizar auditorías de control de productos?

• Formación y capacitación del personal: ¿tiene el personal la formación adecuada? ¿Reciben capacitación continua y existen planes para atender las necesidades de mejora?

Al incorporar nuevos proveedores, usted invierte mucho tiempo, dinero y esfuerzo. Después de este difícil proceso, si el proveedor quiebra, esa inversión no vale nada. Peor aún, si quiebra mientras su trabajo está en producción, podría perder una cantidad considerable de ingresos y beneficios.

3. Responsabilidad Social Corporativa (RSC) 

Para proteger su marca y su reputación, y operar de forma ética, debe crear prácticas e iniciativas de responsabilidad social corporativa (RSC). Más allá del trabajo infantil, hay toda una serie de temas de cumplimiento de los proveedores relacionados con el trabajo justo, la lucha contra la corrupción, la seguridad y el abastecimiento responsable que debe controlar cuando contrate con fábricas y proveedores de todo el mundo.

El comportamiento de sus proveedores le representa indirectamente, y puede hacer o deshacer su reputación y viabilidad instituyendo un estricto programa de RSC y estableciendo expectativas que cumplan esas iniciativas. Imponga códigos de conducta y audite los progresos de sus proveedores. Los datos deberían revelar variantes entre las auditorías y las autoevaluaciones, y usted puede trabajar con sus vendedores para poner en marcha medidas correctivas.

La administración de proveedores globales y el papel de la tecnología 

La evaluación, la incorporación y el cumplimiento de los proveedores son casi imposibles de manejar con un sistema manual de correo electrónico, hojas de cálculo y archivos adjuntos. Aquí es donde entra en juego una solución tecnológica, en particular una plataforma digital de cadena de suministro para la administración integrada de proveedores, que ayude a incorporar, organizar, examinar y supervisar a sus proveedores de forma sistemática, eficiente e integrada para ayudarle a tomar mejores decisiones de abastecimiento, garantizar el cumplimiento general y mitigar el riesgo antes de que se convierta en el próximo tema de moda en las redes sociales.

Las mejores soluciones para la administración de proveedores internacionales deben ofrecer una implementación rápida, con accesibilidad global y capacidad multilingüe, así como soporte de capacitación local para ayudar con el desarrollo de su solución internacional. Debe ser capaz de agilizar sus procesos, así como de mejorar la incorporación y la supervisión continua de sus proveedores internacionales para garantizar el cumplimiento inmediato y futuro, salvaguardando así su empresa.

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