Las tres corrientes de la Planeación: Un Marco Integral para la Gestión Continua de Riesgos y Oportunidades

Durante décadas, los planificadores de la cadena de suministro han dependido de estrategias tradicionales para gestionar materias primas, bienes y distribución. Procesos probados como la Planeación de Ventas y Operaciones (S&OP), la Ejecución de Ventas y Operaciones (S&OE) y la Planeación de Negocios Integrada (IBP) han sido útiles para las organizaciones en tiempos estables con calendarios predecibles.

Sin embargo, las cadenas de suministro actuales se encuentran en un estado de cambio permanente. Las organizaciones que tardan semanas o meses en tomar decisiones dentro de los ciclos de planeación tradicionales pueden quedar rápidamente desfasadas de la realidad.

Lo que las empresas necesitan ahora es un nuevo enfoque para la gestión de riesgos en la cadena de suministro que reconozca su naturaleza dinámica y convierta la volatilidad en decisiones, creando cadenas de suministro ágiles. El marco de las tres corrientes de planificación aprovecha la IA para permitir a las organizaciones equilibrar la ejecución diaria, validar hipótesis y gestionar de forma proactiva las amenazas y oportunidades, transformando la planificación reactiva tradicional en una toma de decisiones continua y basada en datos.

Un nuevo sistema de planificación continua

Las estrategias organizacionales se diseñan en torno a las decisiones que toma una empresa para alcanzar sus objetivos relacionados con el servicio al cliente, el crecimiento y el valor para los accionistas. Sin embargo, en muchos casos, las estrategias se crean de forma aislada por diferentes departamentos y se basan en conjuntos de datos independientes. Esto ya no funciona en la era actual de volatilidad global, agitación geopolítica, guerras comerciales y comportamientos de los consumidores que cambian rápidamente. Cuando las proyecciones no están sincronizadas con la realidad del mercado y las organizaciones tardan semanas en ajustarse, se producen roturas de stock, exceso de existencias y oportunidades perdidas.

Afortunadamente, la tecnología y la inteligencia artificial permiten ahora a los planificadores integrar digitalmente estos conjuntos de datos y mejorar significativamente la optimización de la cadena de suministro. Las funciones de inteligencia artificial pueden ayudar a abordar muchas de las dificultades inherentes a la ejecución de un plan estratégico, traduciendo las acciones cotidianas de los trabajadores del conocimiento que necesitan alinearse entre todos los departamentos. Mantener los planes alineados con los supuestos subyacentes y los datos actuales permite a la organización seguir siendo ágil y responder con mayor rapidez.

La IA generativa puede ayudar a capturar los KPI y las hipótesis, haciéndolos comprensibles y fáciles de identificar para todos, traduciéndolos para cada trabajo de la cadena y para cada decisión. Esto hace que la toma de decisiones se base en el cumplimiento de los resultados empresariales en lugar de en cifras aleatorias. Además, la IA puede ayudar a superar la parálisis en la toma de decisiones proponiendo opciones y soluciones con un contexto de apoyo.

Al integrar estas capacidades de IA en el marco de planificación de las tres corrientes, las organizaciones pueden tomar decisiones más informadas, convirtiendo la volatilidad de una amenaza en una ventaja competitiva.

1er corriente: La corriente normal: gestión del flujo continuo

El flujo normal de planificación es la ruta operativa predeterminada: el flujo continuo de mercancías que llegan a los clientes a tiempo, en su totalidad y al precio y costo adecuados. Incluye pronósticos para las próximas semanas y meses, con presupuestos acordados y una variabilidad aceptable.

Este trabajo solía quedar sumergido en los ciclos de revisión de S&OE y S&OP, lo que consumía un valioso tiempo de reunión para los planificadores, incluso cuando todo funcionaba correctamente. Sin embargo, el nuevo enfoque de las tres corrientes de planificación traslada esta información de la ejecución rutinaria a la gestión operativa continua. Incluye la producción, la entrega y la venta de artículos que se ajustan a los marcos establecidos, al tiempo que se realizan ajustes continuos entre los equipos de ventas, la cadena de suministro y la gestión de inventario.

Al aprovechar la IA en esta corriente, las organizaciones pueden evaluar mejor los eventos que se producen durante la ejecución. Ofrece a todas las partes acceso a la información más reciente en todas las etapas de la cadena de suministro, lo que les permite tomar decisiones dentro del marco normal sin esperar a la próxima reunión de planificación.

También elimina los comportamientos sesgados en la toma de decisiones que suelen afectar a la planificación de la cadena de suministro. En el proceso tradicional, un equipo de ventas podría fijar un presupuesto de 30 unidades y luego decir al departamento financiero que solo necesitan 20 para superar sus objetivos, mientras que al departamento de cadena de suministro le dirían que necesitan 40 para garantizar que tienen existencias suficientes. Aunque esta ha sido una práctica habitual durante décadas en muchas organizaciones, es costosa y puede hacer que se pierdan oportunidades.

En el nuevo modelo, toda la información, incluidos los datos de los clientes, los pedidos reales y los datos relevantes, se pone a disposición de todos los equipos en formatos que estos comprenden y con los que pueden trabajar. Esta transparencia elimina los pronósticos dispares entre los departamentos, lo que permite a la dirección mantener una supervisión continua los riesgos y oportunidades emergentes. A medida que el sistema aprende de su propio comportamiento, mejora constantemente la comprensión de la línea de base y permite a los equipos centrarse más en las excepciones significativas que en confirmar los eventos rutinarios.

2ª corriente: La corriente de supuestos: hacer visible lo invisible

Los planes se basan en pronósticos y supuestos sobre aspectos como el incremento promocional, el posicionamiento competitivo, la elasticidad de los precios, las tasas de inflación, los plazos de entrega y el comportamiento de los clientes. Sin embargo, en la planificación tradicional, estos supuestos son en gran medida invisibles, están ocultos en hojas de cálculo y solo los entienden algunas personas. La corriente de supuestos hace que estos fundamentos críticos sean explícitos y medibles, lo que permite un seguimiento continuo.

Esta corriente también funciona planteando preguntas fundamentales a intervalos regulares: si las hipótesis siguen siendo correctas, si necesitan ajustes y si siguen cumpliendo los objetivos. Las preguntas comunes pueden incluir aspectos como:

• ¿Sigue siendo igual el impacto de las promociones o la competencia está ganando terreno?

• ¿Los nuevos productos cumplen con las expectativas?

• ¿Los índices del sector están reaccionando como se esperaba?

• ¿La inflación está bajo control?

• ¿Los precios son correctos?

  
  

La IA puede ser especialmente útil en esta corriente, supervisando continuamente las hipótesis y comparándolas con los datos entrantes. El sistema detecta las primeras señales de desviación y convierte las posibles sorpresas en ajustes manejables, lo que permite que el plan evolucione y responda rápidamente a los acontecimientos, antes de que se produzcan fallos.

La nueva información también puede dar lugar a reuniones motivadas por eventos para determinar las mejores acciones a seguir. A diferencia de las revisiones mensuales tradicionales, que se centran en explicar el comportamiento del pasado, este enfoque permite a los departamentos colaborar con visión de futuro. Los equipos pueden trabajar para eliminar las brechas de ingresos no contabilizadas antes de que den lugar a una búsqueda frenética de errores.

La corriente de supuestos también impulsa la alineación entre los equipos multifuncionales al compartir los mismos supuestos y datos de supervisión en tiempo real. Por ejemplo, si la inflación influye en la demanda de forma diferente a lo esperado, la organización puede reunir rápidamente a los equipos de ventas, marketing y finanzas para ajustar el plan de forma colaborativa, con todos trabajando a partir de la información digital de ventas. Los planificadores pasan de tratar los supuestos como datos estáticos a considerarlos como una «hipótesis viva» que se valida y ajusta continuamente.

3er corriente: La corriente de flujo de riesgos y oportunidades: desarrollo de la antifragilidad

La corriente de riesgos y oportunidades analiza continuamente las oportunidades y amenazas. Realiza un seguimiento de información como las acciones de la competencia, las actividades promocionales, las restricciones de suministro, los cambios arancelarios y los cambios geopolíticos. También promueve la antifragilidad preparando respuestas por adelantado y posicionando a la organización para beneficiarse de la volatilidad.

La antifragilidad es un estado en el que las cadenas de suministro no solo resisten la volatilidad, sino que también se benefician de ella al evaluar y aprovechar el cambio. La dirección puede utilizar este flujo para mapear de forma coherente los riesgos y las oportunidades planteando preguntas críticas como qué impacto pueden tener los riesgos en la organización, qué puede hacer para abordarlos y si hacerlo supone una ventaja competitiva potencial.

Hay muchos ejemplos reales que pueden ayudar a ilustrar el poder de esta tendencia. Por ejemplo, las categorías de decoración del hogar experimentaron un auge durante la pandemia, lo que llevó a los minoristas a asegurar la capacidad dondequiera que pudieran. Sin embargo, esta capacidad no fue necesaria al año siguiente, y las organizaciones que atribuyeron correctamente el auge inusual a factores específicos relacionados con la pandemia pudieron responder de manera más eficaz cuando las condiciones cambiaron posteriormente. Otro ejemplo es el sector de las ciencias de la vida. Las empresas que identificaron el agotamiento de las existencias de la competencia como una oportunidad y recopilaron información en la fuente pudieron tomar medidas inmediatas para aumentar el suministro y promocionar sus productos con el fin de captar participación en el mercado. Además, los cambios arancelarios también reflejan condiciones económicas que podrían suponer riesgos en algunos mercados establecidos, al tiempo que ofrecen oportunidades en otros.

Al utilizar información histórica y los componentes digitales del flujo normal, la dirección puede validar nuevos supuestos y reformular planes en cuestión de horas, en lugar de tener que reelaborar todas las cifras desde cero. Cuando se activan las alertas, el sistema presenta guías y opciones de decisión que permiten responder más rápidamente tanto a las oportunidades como a las amenazas.

El camino a seguir: inteligencia continua y mejores decisiones

Mediante el uso de estas tres corrientes de planificación e inteligencia artificial, las organizaciones crean una cadena de suministro ágil para evitar puntos ciegos por diseño y ofrecer a los responsables de la toma de decisiones una visión continua de la ejecución, las expectativas y los acontecimientos. Afortunadamente, las organizaciones pueden adoptar este marco de forma gradual y modernizar su planificación sin tener que reconstruir los sistemas existentes. Esto da lugar a decisiones más rápidas y mejor informadas que convierten la volatilidad de una amenaza en una ventaja competitiva.