No conozco a nadie que no quisiera conocer el futuro, todo jerarca lo ha añorado a través de la historia, imagine tener ese oráculo que permite ver el futuro y así anticiparse a los enemigos y siempre encontrar la buena fortuna. No se si afortunada o desgraciadamente no es posible hacer eso del todo, lo que si es posible es tener una acertada idea, una buena estimación, de lo que podría venir en el futuro cercano sin todos los detalles, basta con hacer un ejercicio de observar y correlacionar los eventos recientes con algunos no tan recientes y con eso podemos hacer nuestra mejor estimación.
Pero en realidad ¿de qué depende poder saber el futuro con mayor o menor certeza? Eso es justamente de lo que queremos hablar, y lo primero que se me viene a la mente es que necesitamos entender que cabe la posibilidad de que nuestros productos en nuestro mercado no sigan patrones tan predecibles, y peor aún, que haya múltiples variables que a simple vista no sea tan evidente la correlación entre ellas. Un ejemplo de esto para ponerlo en contraste es: ¿Cuándo se venden más los árboles de navidad? ¿En enero? ¿En Noviembre? ¿En Marzo? ¿con qué descuento? ¿de que color? No quiero decir que sea sencillo pronosticar productos navideños, pero si quiero ilustrar que estos productos tienen un patrón muy definido, sus estacionalidades son más predecibles que otros, aunque las promociones, marketing, publicidad etc hacen una gran diferencia. Un ejemplo de los que no tienen un patrón definido serían las escaleras de aluminio, ¿Cuándo se venden las escaleras de aluminio? ¿En Diciembre? ¿En Marzo? ¿El día del padre?, justamente no hay un patrón tan visible.
A lo que quiero llegar es que lo primero que tenemos que tener en cuenta es que el pronóstico es una estimación que no necesariamente es tan precisa por la naturaleza propia de cómo se desempeñan nuestros productos en el mercado. Los famosos “Drivers” (o guías de la Demanda) son lo primero que deberíamos identificar, cuáles son esas variables que influencian el desempeño de los productos en los mercados y que algunas veces interactúan más de un driver, en muchos casos es muy complejo predecir y entender con métodos convencionales cómo las variables están en función de otras variables. Partiendo de saber que no existe un pronóstico 100% certero también debemos saber que es posible mantener un nivel de servicio decente en una empresa con certezas de pronósticos bajas. Conocemos casos de compañías que de entrada saben que su SFA (Sales Forecast Accuracy) es realmente bajo y sus niveles de servicio son una maravilla así como sus niveles de inventario, como lo hacen? Ajustando otras tuercas de la cadena, como por ejemplo: la velocidad de la respuesta y flexibilidad de la manufactura y/o del suministro. Para ponerlo en blanco y negro, imaginemos que tenemos una máquina materializadora y una teletransportadora, si un cliente quiere nuestro producto, la máquina materializadora tarde 0.1 segundo en fabricar el producto deseado y la teletransportadora se tardara 2 segundos en hacerlo llegar a las manos del cliente, en ese caso el SFA sería realmente irrelevante. Hasta ahora no se sabe de alguien que tenga dichos artefactos, por lo tanto, llegamos a la conclusión de que el SFA es relevante y al mismo tiempo tiene un límite máximo de certeza que está en función de las variables que guían la Demanda de los productos en el mercado.
A partir de ahí, la idea será buscar la certeza mayor posible y ajustar la cadena hacia esa condición. Así, se empiezan a desprender algunas preguntas que deberíamos estar obligados a responder si queremos mejorar la certeza del forecast:
1.- ¿Las personas encargadas del proceso de Demand Planning están debidamente calificadas para dar soporte al proceso?
2.- ¿El proceso de Demand Planning cumple con algún proceso estándar certificado?
3.- ¿Las herramientas son especializadas y adecuadas para el proceso?
4.- ¿Están involucradas las áreas de Mercadeo y/o Ventas al proceso de planificación de Demanda en un proceso de colaboración?
5.- ¿Hay un proceso de comparación del forecast vs las capacidades de abastecimiento?
6.- ¿Hay validaciones financieras que den fé de que el plan de Demanda es lo que la organización espera como resultado?
7.- ¿El responsable del SFA es el departamento de Demand Planning?
Cada quién debe hacer la introspectiva que corresponde para Mejorar la certeza del forecast, este ejercicio debería poder darnos una perspectiva donde podamos reconocer que faltan algunas piezas que hay que ajustar. Tengamos en cuenta que aceptar que necesitamos ayuda es algo que comienza con reconocer que tenemos un problema. Un gran amigo siempre me dice que la fórmula es: “Personas correctas en Procesos correctos con Herramientas correctas”. Si usted observa que las personas no están correctamente capacitadas y usando herramientas improvisadas (normalmente hojas de cálculo). Lo más seguro que el resultado del proceso tampoco sea muy alentador. Así que, Sr Directivo-Gerente toca realmente poner manos a la obra y buscar la aprobación de un proyecto serio de S&OP, o al menos de planificación de Demanda como para comenzar.
Ah! Y si la respuesta a la pregunta 7 fue “si”, la situación es peor de lo usted piensa…
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